ZAPYTANIE OFERTOWE na: ˝Świadczenia usług w zakresie kompleksowej obsługi prawnej Urzędu Gminy Masłów˝.
Załącznik nr 6
do regulaminu zamówień publicznych,
których wartość netto w skali roku
nie przekracza wyrażonej w złotych
równowartości kwoty 30 000 euro
Znak sprawy: OiSO.2121.1.2015 Masłów, dnia 23.12.2015r.
ZAPYTANIE OFERTOWE
W związku z zamiarem udzielenia zamówienia o wartości szacunkowej nie przekraczającej progu stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych określonego w art. 4 pkt. 8 (Dz. U. 2013.907 z późn. zm.), Urząd Gminy Masłów zwraca się z prośbą o złożenie oferty na: „Świadczenia usług w zakresie kompleksowej obsługi prawnej Urzędu Gminy Masłów”.
- I. Zamawiający:
Gmina Masłów, Masłów Pierwszy, ul. Spokojna 2, 26-001 Masłów, tel. 41 311 00 60, fax. 41 311 00 61, NIP 657-25-38-821
- II. Opis przedmiotu zamówienia:
- Przedmiotem zamówienia jest świadczenia usług w zakresie kompleksowej obsługi prawnej Urzędu Gminy Masłów.
- Przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności:
a) Świadczenie pomocy prawnej poprzez udzielanie porad prawnych w zakresie zadań ustawowych samorządu gminnego, sporządzanie i wydawanie na piśmie opinii prawnych;
b) Uczestnictwo w opracowaniu oraz opiniowanie dokumentów wewnętrznych, uchwał, zarządzeń, regulaminów, instrukcji oraz innych dokumentów regulujących funkcjonowanie Urzędu Gminy Masłów i jednostek organizacyjnych Gminy;
c) Interpretowanie obowiązujących przepisów prawnych, udzielanie informacji o zmianach w przepisach oraz uchybieniach w zakresie przestrzegania prawa i skutkach uchybień;
d) Uczestnictwo w rokowaniach związanych z nawiązaniem, zmianą, rozwiązaniem stosunku prawnego;
e) Opiniowanie pod względem prawnym umów, porozumień i ugód oraz uczestniczenie w ich tworzeniu (opiniowanie projektów w/w dokumentów);
f) Opiniowanie i weryfikacja dokumentacji w zakresie zamówień publicznych udzielanych przez Gminę Masłów, w tym wzorów załączanych do SIWZ;
g) Opiniowanie treści korespondencji Urzędu i jednostek organizacyjnych gminy z organami administracji publicznej, sądami i innymi instytucjami oraz osobami prawnymi i fizycznymi w sprawach szczególnie skomplikowanych;
h) Zawiadamianie organów ścigania o podejrzeniu popełnienia przestępstwa ściganego z urzędu;
i) Występowanie w charakterze pełnomocnika Zamawiającego przed sądami i urzędami, prowadzenie spraw przed organami orzekającymi z wykorzystaniem wszystkich przewidzianych przez prawo środków dla ochrony uzasadnionych interesów Gminy Masłów;
j) Zapewnienie dalszego prowadzenia i reprezentacji we wskazanych przez Zamawiającego postępowaniach sądowych, administracyjnych lub innych sprawach będących w toku (rozpoczętych przed udzieleniem zamówienia);
k) Opiniowanie pism w sprawach związanych z procedurami pozyskiwania i rozliczania środków z programów zewnętrznych, w tym środków UE;
l) Opiniowanie spraw pracowniczych, m.in.: umów zlecenia i o dzieło, nagród jubileuszowych, okresu pracy w gospodarstwie rolnym i zatrudnienia za granicą, wypowiedzeń umów o pracę oraz warunków umowy, zbiegu egzekucji, potrąceń z wynagrodzeń pracowniczych, itp.;
m) Pomoc prawna przy udzielaniu wyjaśnień wobec podmiotów kontrolujących w trakcie i po zakończeniu kontroli przeprowadzanych przez podmioty do tego upoważnione;
n) Bieżące informowanie Wójta Gminy Masłów:
- O zmianach w obowiązującym stanie prawnym w zakresie działalności Gminy Masłów,
- O stanie zaawansowania spraw prowadzonych w imieniu Gminy Masłów;
- o) Sprawowanie nadzoru prawnego nad egzekucją należności Gminy Masłów oraz współdziałanie w podejmowaniu czynności w zakresie postępowania egzekucyjnego;
p) Uczestniczenie, na wniosek Zamawiającego, w sesjach Rady Gminy Masłów, prezentowanie stanowiska prawnego;
q) Bieżące prowadzenie repertorium prowadzonych postępowań sądowych oraz rejestru wydawanych opinii prawnych;
r) Prowadzenie innych spraw związanych z prawidłowym funkcjonowaniem obsługi prawnej gminy i jej jednostek organizacyjnych.
- III. Warunki realizacji zamówienia:
- Opinie prawne sporządzane będą przez Wykonawcę na piśmie w terminie od dnia otrzymania zapytania, odpowiednio:
a) Do 2 dni roboczych – w sprawach nieskomplikowanych,
b) Do 5 dni roboczych – w sprawach skomplikowanych lub zawiłych.
- W przypadku niemożności wywiązania się z powyższych terminów Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego powiadomienia osoby występującej o opinię wraz z podaniem okoliczności, które spowodowały ten stan rzeczy w celu ustalenia nowego terminu wydania opinii prawnej.
- W przypadkach uzasadnionych okolicznościami faktycznymi danej sprawy dopuszcza się możliwość wydawania opinii prawnej lub udzielenie porady prawnej w formie ustnej.
- Wykonawca opiniuje projekty aktów normatywnych Rady Gminy Masłów w terminie odpowiednio:
a) Niezwłocznie, lecz nie później niż w drugim dniu od dnia przekazania projektów aktów normatywnych:
b) Niezwłocznie, lecz nie później niż w terminie 24 godzin od chwili przekazania projektów aktów normatywnych – w przypadku zwoływania sesji Rady Gminy Masłów w trybie art. 20 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym.
- Wykonawca opiniuje projekty zarządzeń Wójta Gminy niezwłocznie, lecz nie później niż w drugim dniu od dnia przekazania projektu zarządzenia.
- Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił obsługę prawną w siedzibie Zamawiającego co najmniej 1 raz w tygodniu w godzinach pracy urzędu według uzgodnionego harmonogramu, w rozmiarze odpowiednim do ilości i wagi problemów prawnych.
- Wykonawca będzie przedstawiał zamawiającemu propozycję harmonogramu, o którym mowa w podpunkcie 6 zapytania do 20-tego dnia każdego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym będzie świadczona usługa, w formie elektronicznej na adres e-mail Zamawiającego.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość wniesienia uwag do zaproponowanego harmonogramu, w terminie 3 dni od jego otrzymania, w formie elektronicznej na adres Wykonawcy. Wykonawca będzie zobowiązany do wprowadzenia odpowiednich zmian w harmonogramie.
- Zamawiający zastrzega sobie prawo do stałego kontaktu oraz konsultacji telefonicznych i elektronicznych (e-mail) poza godzinami pobytu Wykonawcy w siedzibie Zamawiającego w pozostałe dni pracy Urzędu. Wykonawca zapewnia kontakt telefoniczny pod wskazanymi numerami telefonów oraz za pośrednictwem poczty elektronicznej.
- W przypadku, gdy wskazany w harmonogramie dzień jest dniem wolnym w pracy Urzędu lub zaistnieje konieczność stawienia się Wykonawcy w sądzie lub z innych przyczyn o charakterze losowym będzie niemożliwe świadczenie obsługi prawnej w ustalonym terminie
- Wykonawca wykona obsługę w innym dniu tygodnia bez dodatkowego wynagrodzenia.
Każdorazowo fakt ten Wykonawca niezwłocznie uzgadnia z Wójtem Gminy.
- Wykonawca będzie wykonywał czynności związane z realizacją niniejszego przedmiotu zamówienia w terminach gwarantujących ich należyte wykonanie, z należytą starannością, wymaganą przy świadczeniu tego rodzaju usług i z należytą troską o finanse publiczne oraz interes prawny Zamawiającego.
- IV. Termin realizacji zamówienia:
Usługa będzie realizowana przez okres od daty podpisania umowy do 31.12.2016r.
- V. Opis sposobu przygotowania oferty
Oferta winna być sporządzona na formularzu oferty stanowiącym załącznik nr 1 w formie pisemnej, w języku polskim, które zawiera nazwę i adres oferenta.
Oferta powinna być:
- Opatrzona pieczątką firmową,
- Posiadać datę sporządzenia,
- Zawierać adres lub siedzibę Wykonawcy, numer telefonu, NIP, REGON
- Podpisana czytelnie przez Wykonawcę.
Oferta powinna zawierać:
- Miesięczną cenę ryczałtową netto + obowiązujący podatek VAT
- Warunki płatności
- Oświadczenie, że osoby które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia posiadają wymagane uprawnienia
- Wykaz osób wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do zapytania ofertowego, które będą uczestniczyć w wykonywaniu przedmiotowego zamówienia wraz z informacją na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia, o których mowa w pkt 7 niezbędnych do wykonywania zamówienia. Do wykazu należy dołączyć kserokopie uprawnień do wykonywania zawodu oraz dokumenty potwierdzające obsługę prawną jednostek samorządu terytorialnego przez osoby wskazane do realizacji zamówienia. W celu potwierdzenia obsługi prawnej wskazanej osoby Wykonawca musi przedłożyć potwierdzone za zgodność kopie dokumentów (np. umowa zlecenie, świadectwo pracy, zaświadczenie, referencje itp.)
- Zaparafowany wzór umowy stanowiący załącznik nr 3
- VI. Miejsce oraz termin składania ofert.
- Oferta powinna zostać przesłana za pośrednictwem poczty lub dostarczona osobiście w zamkniętej kopercie opisanej: „Świadczenia usług w zakresie kompleksowej obsługi prawnej Urzędu Gminy Masłów i jednostek organizacyjnych Gminy.” w terminie do 31.12.2015r. do godziny 15.00 w sekretariacie Urzędu Gminy Masłów, Masłów Pierwszy, ul. Spokojna 2, 26-001 Masłów.
- Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane i zostaną zwrócone oferentom bez otwierania.
- Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z nienależytego oznakowania koperty i opakowania lub braku którejkolwiek z wymaganych informacji.
- W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
- Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
- Otwarcie ofert nie ma charakteru publicznego zgodnie z regulaminem udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza 30 000 EURO obowiązującym w Gminie Masłów.
- VII. Ocena ofert.
Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:
Cena: (miesięczna kwota wynagrodzenia ryczałtowego) – 50%
Predyspozycje kandydata ocenione na podstawie dokumentów i rozmowy – 50%
Oferowana cena za wykonanie przedmiotu zamówienia winna obejmować wszystkie koszty związane z wykonywaniem zamówienia w okresie jego realizacji, być ceną kompletną, jednoznaczną, ostateczną i wyrażoną w polskich złotych.
Najwyżej zostanie oceniona oferta o najniższej cenie. Porównywane będą ceny ostateczne brutto za całość przedmiotu zamówienia.
Oferta, która uzyska największą ilość punktów zostanie uznana przez Zamawiającego za ofertę najkorzystniejszą.
- VIII. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty.
O wyborze najkorzystniejszej oferty Wykonawca zostanie powiadomiony poprzez złożenia zamówienia i zaproszenie do podpisania umowy.
- IX. Warunki udziału w postępowaniu:
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki:
1) Posiadają uprawnienia do wykonywania działalności, tj. uprawnienia do wykonywania zawodu radcy prawnego zgodnie z przepisami ustawy z dnia 6 lipca 1982r. o radcach prawnych(tj.: Dz. U. z 29010r., Nr 10, poz. 65 z późn. zm.) lub/i zawodu adwokata zgodnie z przepisami ustawy z dnia 25 maja 1982r. Prawo o adwokaturze (t.j.: Dz. U. z 2009r., Nr 146, poz. 1188 z późn. zm.) lub/i wpis na listę pracowników zagranicznych, prowadzoną przez okręgową radę adwokacką lub radę okręgowej izby radców zgodnie z ustawą z dnia 5 lipca 2002r. o świadczeniu przez prawników zagranicznych pomocy prawnej w Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2002r., Nr 126, poz. 1069 z późn. zm.);
2) Posiadają wiedze i doświadczenia, tj.: co najmniej 5-letnie doświadczenie w wykonywaniu zawodu radcy prawnego lub/i adwokata, w tym doświadczenie zawodowe w obsłudze prawnej jednostek samorządu terytorialnego;
3) Dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia – warunek ten zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje minimum 1 osobą, która będzie uczestniczyć w wykonaniu przedmiotowego zamówienia.
- X. Dodatkowe informacje:
- Wykonawca zamówienia musi przewidzieć wszystkie okoliczności, które mogą wpłynąć na cenę zamówienia. W związku z powyższym wymagane jest od oferentów bardzo szczegółowe sprawdzenie warunków wykonania zamówienia.
- Wzór umowy jest składnikiem zapytania ofertowego. Niniejsze zapytanie ofertowe nie jest zamówieniem i otrzymanie od Państwa oferty nie powoduje powstania żadnych zobowiązań wobec stron.
- XI. Osoba odpowiedzialna za kontakt z Wykonawcami:
Sekretarz Gminy, Pan Zbigniew Zagdański, tel. 41 311 00 70.
- XII. Załączniki:
…………………………………………
Podpis Zamawiającego